Nedap ONS koppeling: Mapping teams (cliënten)

Inrichten cliëntkoppeling (mappen van teams)
#

Jij als beheerder bent in regie. Je kunt zelf bepalen welke locaties, afdelingen of wijken je vanuit Nedap wilt synchroniseren naar nCare. In nCare werken we met 3 niveaus:

1. Organisatie
2. Locaties
3. Afdelingen/wijken

Onder de afdelingen/wijken vallen de cliënten.

1. Ga naar ‘Instellingen’ en kies voor ‘Nedap koppeling’
2. Je ziet hier het locatiegram uit jullie Nedap ONS omgeving
   
3. Links in beeld selecteer je de locatie/afdeling/wijk die je vanuit Nedap wil synchroniseren. Wanneer je een locatie/afdeling/wijk aanvinkt, verschijnt er rechts een dropdown menu met de locaties en eventueel afdelingen/wijken die je in nCare hebt aangemaakt
   
4. Selecteer nu de nCare locatie waarmee je de Nedap locatie wilt koppelen.
   
   Na de selectie ziet dat er zo uit:
   
5. Selecteer nu alle afdelingen/wijken die je wilt aanmaken in nCare. Alleen onder afdelingen/wijken kunnen cliënten vallen in nCare. Niet onder locaties.
   
6. Als er al afdelingen/wijken bestaan in nCare dan kan je deze nu koppelen door ze te selecteren in de dropdown menu zoals je dat net gedaan hebt met de locatie.
   Gaat het om een nieuwe afdeling? Selecteer dan de optie ‘Nieuwe afdeling voor locatie ‘naam’ locatie’. Er wordt dan automatisch een afdeling aangemaakt in nCare met dezelfde naam zoals deze in Nedap ONS staat. Let op: werken jullie in de wijk? Maak dan eerst handmatig een wijk aan (klik hier voor instructies).
   
   Hebben jullie in Nedap kamers/appartementen als (sub)locaties aangemaakt? Maak dan eerst zelf een afdeling aan in nCare via Instellingen, Afdelingen/Wijken, waarna je alle kamernummers koppelt met dezelfde afdeling:
   
   In nCare kun later ook nog handmatig kamernummers toevoegen aan de cliëntkaart. Dit is niet van belang voor de locatie van de cliënt, puur voor dossiervorming of volgorde van de cliëntlijst wanneer medicatierondes plaatsvinden.
   Zie hier hoe je kamernummers aan afdelingen toevoegt en daar cliënten aan koppelt. En zie hier hoe je deze volgorde toepast voor tijdens het aftekenen in de app. 
   Let op: Als een cliënt verhuist dient eerst het kamernummer in nCare verwijderd te worden, anders kan de cliënt niet verhuist worden.
7. Alles gekoppeld naar wens? Kies dan voor ‘Opslaan’.
8. Je krijgt nu een melding in beeld die een samenvatting geeft van wat je hebt ingesteld. Wanneer je kiest voor ‘Doorgaan’ dan wordt alles aangemaakt zoals ingesteld. De cliënten en medewerkers komen door na de eerst volgende synchronisatie.
   

Hebben cliënten in Nedap ook een algemene locatiekoppeling en heb je die in de koppeltabel aangevinkt? Zet dan het vinkje aan bij Instellingen, bij ‘Sta toe dat cliënten ook vanuit hun Nedap Sub-locatie naar nCare gesychroniseerd worden in plaats van alleen hun hoofdlocatie’. Let op: Als een cliënt in meerdere nedap locaties zit die een mapping hebben naar nCare dan wordt de cliënt NIET overgezet naar nCare.

Apotheken toevoegen #

Nu je de locaties en afdelingen hebt aangemaakt en je de juiste instellingen hebt gedaan, moeten de apotheken in nCare worden toegevoegd. Dit gebeurt per locatie.

1. Ga naar ‘Instellingen’ en kies voor ‘Apotheken’.
2. Linksboven zie je de naam van de locatie en rechts daarvan de knop ‘Toevoegen’. Let op dat de AGB code van de apotheek in nCare overeenkomst met de AGB code van de apotheek in Nedap. Pas zo nodig aan in Nedap.
3. Herhaal dit voor alle aangemaakte locaties.

Ga je eerst een test doen op de nCare acceptatieomgeving? Koppel dan (één van) onderstaande testapotheken aan de locatie(s). De apotheek moet met dezelfde AGB code in Nedap aan de cliënten gekoppeld zijn als professioneel contact.

AGB code Naam
99999999     SpecflowTestApotheek
02099999     Testapotheek NCare

Synchronisatiewijze #

Voor het importeren van de cliënten in nCare zijn er twee opties:

1. Automatische synchronisatie
2. Import door middel van een deeplink vanuit Nedap ONS

Automatische synchronisatie #

Standaard verloopt de cliëntenkoppeling automatisch om 13:30 en 23:00. Dan worden nieuwe cliënten geïmporteerd en bestaande cliënten geüpdatet. Nieuwe cliënten komen met status ‘geblokkeerd’ in nCare te staan en dien je ze handmatig te activeren. Bij uit zorg zullen cliënten automatisch geblokkeerd worden in nCare. Na het synchronisatiemoment controleer je in nCare web op de monitor onder ECD Importfouten waarom bepaalde cliënten niet geïmporteerd konden worden. Zie de uitlegpagina voor uitleg en oplossing voor de verschillende importfouten.

Voor cliënten die een medicatielijst in nCare moeten krijgen, deblokkeer je deze als volgt:

1. Ga naar Cliënten in nCare.
2. Schakel de optie Geblokkeerde cliënten tonen in.
3. Selecteer de gewenste cliënten en deblokkeer deze via de knop rechtsonder in beeld.

Deeplink #

Wil je niet afhankelijk zijn van de vaste synchronisatiemomenten en cliënten handmatig kunnen importeren en updaten door middel van de Nedap koppeling? Zet dan bij de Nedap instellingen het vinkje aan bij ‘Importeer cliënten via realtime deeplink’. Dan stoppen de automatische synchronisatiemomenten. De cliënt komt actief in nCare te staan na het gebruiken van de deeplink. Als de cliënt uit zorg gaat kun je ook de deeplink gebruiken, dan zal de cliënt in nCare worden geblokkeerd. Ga voor meer informatie over de deeplink naar deze pagina.

Voorwaarden voor succesvolle synchronisatie: #

• Een nieuwe cliënt in Nedap ONS kan alleen naar nCare worden gesynchroniseerd als er een geldig BSN is ingevuld.
• Voor het bijwerken van bestaande cliënten in nCare vanuit Nedap ONS moeten de BSN-nummers in beide systemen exact overeenkomen.
• De cliënt moet in Nedap ONS een apotheek hebben die ook in nCare bekend is.
  • De AGB-code van de apotheek moet in zowel Nedap ONS als nCare exact overeenkomen.
  • Belangrijk: Per cliënt mag er slechts één apotheek gekoppeld zijn voor een succesvolle synchronisatie.
• De hoofdlocatie óf een algemene locatie van de cliënt in Nedap ONS moet in het locatiegram van nCare zijn gekoppeld aan een afdeling of wijk in nCare.