Handleiding Apotheekportaal

Versie	Wijzigingsdatum	Gewijzigd door	Beschrijving
1.1	18-03-2024	Elize van Dijk	Controle URL’s

Wil je snel iets vinden op onze uitlegpagina’s? Gebruik dan Ctrl + F op je toetsenbord!

Wanneer je tegelijk op Ctrl en F drukt, verschijnt er een zoekbalk in je scherm. Hier kun je een zoekwoord invoeren, zoals “dubbele controle” of “auditlogging”. De browser laat dan meteen zien waar dit op de pagina staat, zodat je niet alles hoeft door te lezen en sneller de juiste informatie vindt.

Cliënten koppelen #

Cliënten worden door de zorginstellingen gekoppeld aan jouw apotheek. Voordat nCare de medicatie imports kan verwerken vanuit het AIS zal je als apotheek eerst de gekoppelde cliënt moeten accepteren.

Cliënten handmatig accepteren en blokkeren #

Om als apotheek deze cliënten te accepteren of blokkeren ga je via ‘Mijn nControl’ naar de ‘Mijn clienten’ pagina van nCare.

Accepteren #

Wanneer je op de pagina ‘Mijn clienten’ komt staat standaard het filter aan voor nog te accepteren cliënten.

Scrol naar rechts op de regel van de cliënt die je wilt accepteren en klik op ‘Toestaan’

Hierna krijg je een scherm met de optie om handmatig het AIS ID in te vullen. Dit mag je leeg laten, het AIS ID wordt automatisch gevuld vanuit de medicatie import.

Blokkeren #

Ga via ‘Mijn nControl’ naar de ‘Mijn clienten’ pagina van nCare.

Wanneer je op de pagina ‘Mijn clienten’ komt staat standaard het filter aan voor nog te accepteren cliënten.
Zet dit vinkje uit.

Zoek de cliënt op in de lijst, indien je de cliënt niet kan vinden zet dan het vinkje aan bij ‘Toon ook clienten die geblokkeerd zijn vanuit de zorg’.

Cliënt gevonden? Scrol dan op die regel naar rechts en klik op ‘Stoppen’. Hiermee worden imports vanuit het AIS niet meer verwerkt voor deze cliënt.

Het knopje ’toedienlijst’ laat zien welke medicatie (en schema’s) de zorgorganisatie momenteel kan zien in nCare van de betreffende cliënt.

Cliënten automatisch accepteren en blokkeren #

Als apotheek kan je instellen dat nieuwe aangemelde cliënten automatisch worden geaccepteerd of geblokkeerd met de status ‘gestopt door apotheek’ wanneer een cliënt vanuit de zorg wordt geblokkeerd.

Om als apotheek deze optie te activeren ga je via ‘Mijn nControl’ naar de instellingen pagina van nCare.

Klik rechtsboven op ‘Bewerken’

Er open een nieuw scherm (zie afbeelding hieronder).

Zet een vinkje bij ‘Cliënten automatisch accepteren/blokkeren’.

Wanneer alles is ingevuld klik je op ‘Wijzigen’ #

MijnCliënten filteropties #

Toon alleen cliënt te accepteren:

Alléén de cliënten die nog te accepteren zijn worden getoond (deze staat standaard aangevinkt bij het openen van de MijnCliënten pagina). 

Toon alleen cliënten meer dan 2 dagen niet geïmporteerd:

Toont enkel de cliënten waarbij nCare twee of meer dagen geen import vanuit het AIS heeft ontvangen. 

Toon ook cliënten die geblokkeerd zijn vanuit de zorg: 

Wanneer deze optie aangevinkt staat, zie je zowel de actieve cliënten, als de geblokkeerde cliënten vanuit de zorgorganisatie. De geblokkeerde cliënten zijn te herkennen aan de melding die achter de naam van de cliënt staat: (Geblokkeerd: [reden blokkade*] 

Toon ook cliënten die gestopt zijn door de apotheek:

Wanneer deze optie aangevinkt staat, zie je zowel de actieve cliënten, als de gestopte cliënten door de apotheek. De gestopte cliënten zijn te herkennen aan de melding die achter de naam van de cliënt staat: “(toegang ontzegd)”. 

Pharmacom/Promedico apotheken: Hoe stel ik dagelijks automatisch bijwerken in voor mijn apotheek? #

Pharmacom apotheken dienen in nCare per locatie in te stellen dat er elke dag een nieuwe import vanuit het AIS naar nCare worden gestuurd. Zodra dit is ingesteld voor een nCare locatie, wordt deze update vervolgens automatisch elke dag verzonden naar nCare.

Ga via Mijn nControl naar Instellingen. Selecteer de locatie waarvoor je het automatisch dagelijks bijwerken wil instellen. Kies voor ‘Elke dag’ en kies vervolgens de tijd waarop automatisch moet worden bijgewerkt.

Let op: dit moet voor elke nieuwe nCare locatie worden ingesteld. Een zorgorganisatie kan meerdere locaties hebben in nCare.

Handmatig bijwerken op Organisatie-, locatie- en afdelingsniveau (alleen Pharmacom en Promedico) #

Op de pagina MijnCliënten vind je het tabblad ‘bijwerken’. Hier kan je op organisatie-, locatie-, of afdelingsniveau de data bijwerken. Dit kan gebruikt worden als er een hele rits aan medicatiewijzigingen voor bijvoorbeeld een bepaalde locatie verwerkt is, welke al zichtbaar moet zijn voor de zorgorganisatie. 

Handmatig bijwerken op cliëntniveau (alleen Pharmacom en Promedico) #

De knop bijwerken naast de cliëntgegevens. Hiermee werk je de medicatiegegevens op cliëntniveau bij. Dit kan wenselijk zijn als er bijvoorbeeld een spoedkuur wordt voorgeschreven door de arts, die z.s.m. op de toedienlijst moet komen te staan. Dan kan de apotheek (na verwerken in het AIS) de cliënt bijwerken, zodat alle wijzigingen op de medicatielijst van de cliënt aan de kant van de zorg ook zichtbaar zijn in nCare.  

BELANGRIJK!! Na het indrukken van de bijwerkknop, grijst deze ongeveer 5 seconden uit en wordt hierna blauw. Op de achtergrond is nCare nog bezig met het ophalen van de gegevens. Dit kan een aantal minuten duren. De knop ‘bijwerken’ werkt 1x per 5 minuten. Ook al kun je hem na een paar seconden weer opnieuw indrukken, op de achtergrond gebeurt er niets. 

Mail met open acties #

Als apotheek kan je 2 keer per dag een mail ontvangen vanuit nCare met alle open acties voor jouw als apotheek.

Wanneer er geen open acties zijn wordt er geen mail verstuurd.

De mail wordt gestuurd om 08:00 en 14:00.

Om als apotheek deze mail te kunnen ontvangen ga je via ‘Mijn nControl’ naar de instellingen pagina van nCare.

Klik rechtsboven op ‘Bewerken’

Er open een nieuw scherm (zie afbeelding hieronder).

Zet een vinkje bij ‘informatie mail ontvangen’ en vul vervolgens het mailadres in waarop je de mail wilt ontvangen.

Wanneer alles is ingevuld klik je op ‘Wijzigen’

Hoe werkt de berichtenmodule? #

De huidige werking van de berichtenmodule is als volgt:

• Berichten zijn op cliënt niveau
• Per cliënt is er 1 chat. Wanneer meerdere zorgmedewerkers een bericht sturen over een cliënt komt dat allemaal in dezelfde chat terecht zodat alle informatie gebundeld is en inzichtelijk voor iedereen.
• De zorgorganisatie kan alleen een chat starten, eenmaal gestart kunnen jullie als apotheek altijd op elk gewenst moment antwoorden/nieuwe berichten sturen in de chat
• Wanneer er een nieuw bericht is voor een cliënt zal dit in de update mail staan die dagelijks om 08:00 en 14:00 verstuurd wordt. Zie hier voor activeren van deze mail: Mail met open acties

Om een bericht te lezen ga je vanuit Mijn nControl naar de actielijst pagina.
Linksboven kan je naar de chatpagina toe en je ziet daar ook meteen of en hoeveel nieuwe berichten er open staan.

Wanneer je doorklikt naar de chat, zie je links de chatberichten staan. Ongelezen chats zijn dikgedrukt.
Per chat zie je de:

• naam van de cliënt
• geboortedatum
• Organisatienaam waar de cliënt in zorg is
• Locatie binnen de organisatie waar de cliënt in zorg is

Klik op een chat om deze te openen.
Onderaan kan je een reactie terug sturen.
Wanneer de zorg deze reactie beantwoordt zal dit in update mail worden aangegeven. Op deze manier is het niet nodig om constant de chat in de gaten te houden.

Module activeren #

Als apotheek kan je chatberichten ontvangen en beantwoorden vanuit de gekoppelde zorgorganisaties.

Deze berichten zijn op cliëntniveau.

Om als apotheek deze optie te activeren ga je via ‘Mijn nControl’ naar de instellingen pagina van nCare.

Klik rechtsboven op ‘Bewerken’

Er open een nieuw scherm (zie afbeelding hieronder).

Zet een vinkje bij ‘Chatberichten ontvangen’.

Wanneer alles is ingevuld klik je op ‘Wijzigen’

Hulpmiddelen bestellen #

Deze functie werkt alleen voor Zilveren Kruis cliënten die beleverd worden door één van de volgende leveranciers: ApotheekZorg, BENU Direct, Elke, Alcura Apotheek.

Actielijst #

In de actielijst zie je meldingen die zijn ontstaan naar aanleiding van het verwerken van data door de apotheek. Het is belangrijk om deze meldingen goed te controleren en eventueel te verwerken. De meldingen kunnen worden aangevinkt waarna op [Opgelost] of [Zal niet worden opgelost] kan worden geklikt. Hierna verdwijnen de meldingen uit het overzicht.  

Patiëntmeldingen #

Hier komen meldingen te staan wanneer er iets gewijzigd is in de cliëntgegevens of wanneer er iets gewijzigd moet worden. 

Voorbeelden:  

• Nieuwe huisarts. Wanneer het huisartsveld vanuit nCare niet gevuld is en door de upload vanuit de apotheek alsnog is gevuld, verschijnt een melding “Nieuwe huisarts ‘[AGB-code]’ voor cliënt (bestaande is [AGB-code]): [naam client] (AisId: [nummer])”. 
• Ander mensnummer. Indien het mensnummer van een cliënt wijzigt in het AIS en de cliënt is al eerder van data voorzien, dan past de software het mensnummer zelf aan en toont de melding in de trend van ‘Nieuw AISID voor client [naam]. Oude AISID [nummer], nieuwe AISID [nummer]. 
• Wanneer een BSN-nummer 2x in het AIS voorkomt en er in nCare geen AIS-ID is ingevuld, komt de volgende melding naar voren: Het BSN ‘[BSNnummer]’ is niet uniek in Pharmacom voor cliënt: [Naamc cliënt] (AisId: 0). De medicatiegegevens kunnen niet bijgewerkt worden. Oplossing: Vul het AIS-cliëntnummer aan in ‘Mijn cliënten’, door bij de cliënt te kiezen voor ‘Wijzigen’.

Medicatiemeldingen #

De meldingen die hier komen te staan, hebben betrekking op de baxterrolzakjes vanuit apotheek Voorzorg.

Voorbeeld:

Er is een aanpassing gedaan in het assortiment. ‘Medicatiezakje voor patiënt [Patiënt AisId] bevat een artikel dat niet overeenkomt met een voorschrift: streepjescode zakje: [streepjescode zakje], geplande tijd: [Datum+tijdstip], ZI-nummer: [ZI nummer medicatie]’ – het ZI-nummer moet in dit geval gewijzigd worden.

Datameldingen #

Apotheken die niet werken met Pharmacom of Promedico kunnen hieronder een melding krijgen.

Voorbeeld:

Data van een cliënt is opgehaald vanuit het AIS, maar de cliënt is nog niet aangemaakt in nCare.

Aan de rechterzijde getoonde meldingen in de actielijst behoeven actie vanuit de apotheek. Indien deze actiepunten niet of niet volledig worden afgehandeld, dan kan dit ten gevolge hebben dat nieuwe gegevens of mutaties niet doorkomen naar nCare.

Niet geïmporteerde cliënten #

Voor alle actieve cliënten verwacht nCare dagelijks data. Het overzicht laat zien hoeveel dagen geleden nCare gegevens voor de cliënten ontvangen heeft. Door op de naam van de betreffende zorginstelling te klikken, verschijnt het overzicht van de cliënten waarvoor nCare minimaal 1 dag geen data ontvangen heeft. Het gaat in dat overzicht om de kolom ‘Aantal dagen niet geïmporteerd’. Staat er in dat overzicht een ‘1’, dan zal dat geen probleem zijn, omdat de bulk van de data aan het einde van de dag wordt aangeboden en de cliënten dan alsnog van data worden voorzien. Staat er echter een ‘2’ of hoger in het overzicht, dan heeft nCare de dag ervoor geen data ontvangen. Dat betekent dat er een verschil zit tussen wat nCare aan gegevens heeft ontvangen en wat het verwacht. Wordt een cliënt gedurende de dag handmatig bijgewerkt, bijvoorbeeld om een mutatie of nieuwe regel voor een bepaalde rondetijd in nCare te laten verschijnen, dan zal de cliënt verdwijnen uit het overzicht.

Voorbeelden:

Redenen waarom een patiënt langer dan 1 dag niet is geïmporteerd

• Automatisch dagelijks bijwerken staat niet aan. Voor Pharmacom en Promedico VDF apotheken is dit na te kijken bij Menu>NCare>Instelling>Algemeen. Links onderaan staat ‘locatie’ met dropdown menu. Als hier de locatie wordt aangeklikt, staat onderaan ‘Medicatiegegevens automatisch updaten’. Hier kan ingevuld worden dagelijks + een tijdstip
• Cliënt is overleden/verhuisd maar de zorg heeft de cliënt nog niet geblokkeerd. Hierdoor verwacht nCare nog dagelijks informatie van de cliënt, die dus niet meer beschikbaar is.

Cliënten te accepteren #

In dit overzicht zie je alle nieuwe cliënten die zijn aangemeld door de verschillende zorgorganisaties. Klik op de zorginstelling om direct naar de pagina MijnCliënten te gaan – om de cliënt te accepteren.

 

Blokkaderedenen  #

De zorgorganisatie kan bij de cliënt de volgende blokkaderedenen ingeven in nCare: 

Overlijden: cliënt is overleden en kan door de apotheek gestopt worden. 

Definitieve verhuizing: cliënt is verhuisd naar een andere zorgorganisatie, cliënt kan door de apotheek gestopt worden. 

Ontslag cliënt/Cliënt uit zorg: cliënt is niet meer in de zorgorganisatie en kan gestopt worden door de apotheek. 

Geen medicatieondersteuning meer nodig: cliënt maakt geen gebruik meer van het ETDR, cliënt kan gestopt worden door de apotheek. 

Tijdelijke verhuizing of ziekenhuisopname: cliënt is momenteel niet meer bij de zorgorganisatie in zorg, maar de verwachting is wel dat deze terugkomt. Dit ligt er maar net aan wat de werkafspraken zijn met de apotheek. Wanneer de zorgorganisatie standaard aan de apotheek laat weten wanneer de cliënt terug in zorg komt, kan de apotheek de cliënt voor nu stoppen en weer toestaan als de cliënt terug in zorg komt.  

Locatie niet gemapt in NCare: dit komt door een handmatige verhuizing binnen nCare, naar een afdeling die geen koppeling heeft met Nedap. Actie benodigd vanuit de zorgorganisatie, niet vanuit de apotheek. 

Automatisch geïmporteerd: cliënten die vanuit het ECD van de zorgorganisatie automatisch worden gëimporteerd naar nCare, krijgen deze status. Dit gebeurt ook bij cliënten die verder geen medicatie ondersteuning nodig hebben. Het is in dit geval belangrijk om met de zorgorganisatie af te stemmen of de cliënt medicatie ondersteuning gaat krijgen in nCare.  

 

EVS: Recepten verwerken #

Wordt er voorgeschreven via nCare bij de zorgorganisatie in het EVS? Dan is onderstaande informatie van toepassing voor jullie.
Het voorschrift dat de voorschrijver aanmaakt in nCare, is altijd een tijdelijk voorschrift in nCare totdat de apotheek het voorschrift heeft verwerkt. Het voorschrift wordt in het nCare medicatieoverzicht bij de zorgorganisatie getoond met één van de volgende icoontjes:

Het gele driehoek betekent dat er nog niet kan worden afgetekend in nCare. Bij het aanmaken van het voorschrift, is er een edifactbericht naar de apotheek gestuurd. Bij de apotheek moet het nieuwe recept in het apotheekinformatiesysteem worden verwerkt, waarna er een nieuwe import naar nCare verstuurd moet worden met dit nieuwe recept erin. De tijdelijke regel van de voorschrijver verdwijnt en wordt vervangen door het definitieve recept vanuit de apotheek. Het gele icoontje is dan verdwenen.

Het groene rondje betekent dat er al wel kan worden afgetekend in nCare. Maar ook dit is een tijdelijk recept die moet worden verwerkt in het AIS. Na het versturen van de nieuwe import, verdwijnt de tijdelijke regel van de voorschrijver en die wordt vervangen door het definitieve recept vanuit de apotheek. Het groene icoontje is dan verdwenen.

Recepten automatisch verwerken #

De recepten die de voorschrijver heeft aangemaakt, kunnen automatisch worden afgevinkt als ‘gezien’. Dit gebeurt door middel van de functionaliteit: ‘Voorschriften en stopberichten automatisch als gezien markeren’. Met deze functionaliteit is het niet meer nodig om handmatig recepten als verwerkt aan te vinken in MijnnControl.

Dit kan geactiveerd worden bij ‘mijn instellingen’ via de nCare pagina in MijnnControl. Hoe werkt het? Dat lees je hier.

Recepten handmatig verwerken #

Is het automatisch afvinken niet wenselijk voor jullie apotheek? Dan kan je de recepten handmatig afvinken voor ‘gezien’. Hier vind je de stappen die je moet volgen voor het correct verwerken van een voorschrift uit het nCare EVS.
Indien deze stappen niet gevolgd worden bestaat de kans dat er een dubbele schema in nCare komt te staan omdat bij het voorschrijven in nCare er gekozen kan worden voor het maken van een tijdelijk schema. Dit tijdelijke schema blijft bestaan totdat de beschreven handelingen zijn uitgevoerd. Vanuit de apotheek informatie systemen krijgt nCare niet mee of een import een schema bevat van een nieuw aangemaakte voorschrift of een bestaand voorschrift.