Inleiding #
Dit document is gemaakt om jou als beheerder te informeren over de stappen die gezet moeten worden om tot een succesvolle koppeling te komen tussen Nedap ONS en nCare.
Wat houdt de koppeling in? #
De koppeling kan ingericht worden op 3 onderdelen:
Cliënten
Vanuit Nedap ONS worden alle cliënten van de geselecteerde locaties/afdelingen/wijken naar nCare gesynchroniseerd. Alle bestaande cliënten in nCare worden geüpdatet en alle cliënten die nog niet bestaan in nCare komen als ‘geblokkeerd’ in nCare te staan. De volgende velden zullen vanuit Nedap ONS worden geüpdatet bij cliënten:
- Naam
- Geboortedatum
- Geslacht
- Adres
Voorwaarden
- Om een nieuwe cliënt vanuit Nedap ONS naar nCare te kunnen synchroniseren moet een cliënt in Nedap ONS een geldig BSN ingevuld hebben. Om bestaande cliënten in nCare te updaten vanuit Nedap ONS moeten de BSN nummers in beide omgevingen
- De cliënt moet een apotheek in Nedap ONS hebben die ook in nCare bekend is. De AGB code van de apotheek moet in nCare en Nedap overeenkomen.
Let op: voor een succesvolle synchronisatie moet per cliënt slechts één apotheek in Nedap ONS gekoppeld zijn. - De hoofdlocatie of een algemene locatie van de cliënt in Nedap moet in het locatiegram in nCare zijn gekoppeld aan een afdeling/wijk in nCare. Dit heb je in de voorgaande stappen ingesteld.
Rapportages
Zodra de koppeling heeft gesynchroniseerd en de medewerkers gaan aftekenen in nCare, worden aantekeningen ook gesynchroniseerd naar Nedap. In nCare tekent de medewerker medicatie af, waarbij een aantekening kan worden gemaakt. Bijvoorbeeld bij een afwijkende toediening. Deze aantekeningen worden direct naar Nedap verzonden, waar de aantekening automatisch in het dossier van de cliënt wordt aangemaakt.
Kamernummer
In de Nedap koppeling wordt het kamernummer van de cliënt niet overgenomen in nCare. In nCare kunnen kamernummers handmatig worden toegekend.
Cliënten uit zorg
Cliënten die in Nedap uit zorg zijn, worden niet geïmporteerd in Nedap bij de eerste import.
Als een cliënt al wel is geïmporteerd in nCare en later uit zorg wordt gemeld in Nedap, wordt de cliënt met de dagelijkse synchronisatie automatisch geblokkeerd in nCare. Cliënten hoeven dus niet handmatig geblokkeerd te worden in nCare als zij uit zorg gaan.
Synchroniseren #
Elke dag om 13:30 en om 23:00 loopt de synchronisatie tussen Nedap ONS en nCare. De nieuwe gegevens worden dan verwerkt en de bestaande cliëntgegevens in nCare geüpdatet.
De informatie die van uit Nedap ONS wordt gesynchroniseerd is;
- Afdelingen/wijken
- Apotheken + AGB code
- Cliënten
- Naam
- BSN
- Geslacht
- Apotheek
- Geboortedatum
- Huisarts (optioneel)
- Cliënten uit zorg in Nedap ONS worden geüpdatet in nCare en komen als geblokkeerd te staan.
- Cliënten die verhuisd worden in Nedap ONS worden automatisch verhuisd in nCare, mits de locatie gekoppeld is.
De synchronisatie om 13:30 is een update job.
In de update synchronisatie komt niet alles mee, namelijk:
- Als een cliënt is geprobeerd te importeren, maar dat is niet gelukt, dan komt deze – na alleen de aanpassing van apotheek, huisarts e/o bsn – niet alsnog mee in de middagsync van 13:30.
- Wel als er daarnaast nog iets anders wordt aangepast (dan apotheek, huisarts e/o bsn)
- Wel wordt de cliënt dan geïmporteerd in de avondsync van 23:00(mits de informatie goed staat uiteraard)
- Als de cliënt al wél in nCare staat, dan wordt er nog een aparte check gedaan voor apotheek en huisarts
- Als de cliënt al wél in nCare staat, dan wordt er geen check op bsn gedaan in de middagsync
Voorbeeld ter verduidelijking: stel een cliënt geeft als foutmelding ‘missing bsn’, die zie je in de monitor staan. Als je dan de bsn aanpast en de update-job in de middag nogmaals draait, dan komt deze cliënt niet mee. Deze cliënt komt s avonds wel in de avondjob mee (mits dat de enige foutmelding op deze import was).
Best practice #
Nedap ONS is de bron waarmee nCare gevuld wordt. Het is daarom belangrijk dat alle informatie in Nedap ONS volledig is en voldoet aan de randvoorwaarden van nCare om de gegevens in te laden. Is de bronapplicatie niet op orde? Dan kan er geen succesvolle synchronisatie plaatsvinden.
Om zeker te weten dat gebruikers niet handmatig alsnog mutaties gaan doorvoeren in nCare is het verstandig om in nCare voor alle gebruikers de volgende rechten uit te zetten:
- Cliënten toevoegen
- Cliënten naam bewerken
- Cliënten adres bewerken
- Cliënten verplaatsen naar een andere locatie
- Cliënten verplaatsen naar een andere afdeling
- Cliënten verplaatsen naar een andere apotheek
Omdat het ECD leidend is voor alle clientinformatie is het niet meer nodig dat iemand dit nog handmatig kan aanpassen in nCare zelf. Wanneer het wordt aangepast in het ECD zal het na de synchronisatie met nCare daar ook goed staan.
Inrichten koppeling (mappen van afdelingen) #
Jij als beheerder bent in regie. Je kunt zelf bepalen welke locaties, afdelingen of wijken je vanuit Nedap wilt synchroniseren naar nCare. In nCare werken we met 3 niveaus:
- Organisatie
- Locaties
- Afdelingen/wijken
- Locaties
Onder de afdelingen/wijken vallen de cliënten.
- Ga naar ‘Instellingen’ en kies voor ‘Nedap koppeling’
- Je ziet hier het locatiegram uit jullie Nedap ONS omgeving
- Links in beeld selecteer je de locatie/afdeling/wijk die je vanuit Nedap wil synchroniseren. Wanneer je een locatie/afdeling/wijk aanvinkt, verschijnt er rechts een dropdown menu met de locaties en eventueel wijken die je in nCare hebt aangemaakt
- Selecteer nu de nCare locatie waarmee je de Nedap locatie wilt koppelen.
Na de selectie ziet dat er zo uit:
- Selecteer nu alle afdelingen/wijken die je wilt aanmaken in nCare. Alleen onder afdelingen/wijken kunnen cliënten vallen in nCare. Niet onder locaties.
- Als er al afdelingen/wijken bestaan in nCare dan kan je deze nu koppelen door ze te selecteren in de dropdown menu zoals je dat net gedaan hebt met de locatie.
Gaat het om een nieuwe afdeling? Selecteer dan de optie ‘Nieuwe afdeling voor locatie *naam locatie’. Er wordt dan automatisch een afdeling aangemaakt in nCare met dezelfde naam zoals deze in Nedap ONS staat. Let op: werken jullie in de wijk? Maak dan eerst handmatig een wijk aan (zie hierboven voor instructies).
Hebben jullie in Nedap kamers/appartementen als (sub)locaties aangemaakt? Maak dan eerst zelf een afdeling aan in nCare via Instellingen, Afdelingen/Wijken, waarna je alle kamernummers koppelt met dezelfde afdeling:
- Alles gekoppeld naar wens? Kies dan voor ‘Opslaan’.
- Je krijgt nu een melding in beeld die een samenvatting geeft van wat je hebt ingesteld. Wanneer je kiest voor ‘Doorgaan’ dan wordt alles aangemaakt zoals ingesteld. De cliënten en medewerkers komen door na de eerst volgende synchronisatie.
Optionele instellingen #
Klik boven het locatiegram, naast Nedap koppeling, op Instellingen.
Medewerkers #
Het is mogelijk om medewerkers vanuit Nedap te synchroniseren naar nCare. Daardoor hoef je geen nCare accounts aan te maken.
Zie hiervoor document ECD koppeling: Nedap ONS – Medewerkers
Algemene locatie koppelingen #
De Nedap koppeling werkt standaard bij organisaties die in Nedap cliënten hebben met enkel een hoofdlocatie. Hebben jullie ook algemene locatie koppelingen ingesteld in Nedap?
Zet dan het vinkje aan in het tweede vakje: ‘Sta toe dat cliënten ook vanuit hun Nedap sub-locatie naar nCare gesynchroniseerd worden’. Let op:
- Als een cliënt verschillende locaties heeft in Nedap en deze staan met verschillende afdelingen/wijken in het locatiegram nCare gekoppeld, dan komt de cliënt niet door in de koppeling (cliënt Z in onderstaande afbeelding).
- Als één van de locaties in Nedap is gekoppeld met één afdeling/wijk in nCare en de rest van de locaties is niet gekoppeld, komt de cliënt wel door in nCare (cliënt Q in onderstaande afbeelding).
Startdatum #
Wil je cliënten zonder zorgopnamedatum in Nedap wel in nCare importeren?
Zet dan een vinkje aan bij ‘Importeer cliënten zonder startdatum’.
Apotheken toevoegen #
Nu je de locaties en afdelingen hebt aangemaakt en je de juiste instellingen hebt gedaan, moeten de apotheken worden toegevoegd. Dit gebeurt per locatie.
- Ga naar ‘Instellingen’ en kies voor ‘Apotheken’.
- Linksboven zie je de naam van de locatie en rechts daarvan de knop ‘Toevoegen’
- Herhaal dit voor alle aangemaakte locaties.
Huisarts #
De huisarts van de cliënt wordt overgenomen in nCare. Het is niet verplicht om een huisarts in Nedap in te voeren bij de cliënt.
Als de huisarts is ingesteld bij de cliënt in Nedap, moet de huisarts ook voorkomen in de nCare database. Als de huisarts bij nCare onbekend is, wordt de cliënt niet gesynchroniseerd.
Controle na synchronisatie #
Wanneer alles is ingericht kan je na de eerste synchronisatie controleren of alles goed is doorgekomen.
Wijken en afdelingen #
Vanuit Nedap ONS worden alle geselecteerde wijken en afdelingen toegevoegd of geüpdatet in nCare. Controleer of de afdelingen/wijken zijn doorgekomen in nCare zoals gewenst.
Cliënten #
Cliënten die zijn gesynchroniseerd vanuit Nedap, worden in eerste instantie als ‘geblokkeerd’ weergegeven in nCare. Wil je de nieuwe cliënten in nCare activeren? Ga dan in nCare naar het tabblad cliënten. Selecteer de juiste afdeling of wijk en vink de optie ‘Geblokkeerde cliënten tonen’ aan. Dan moeten de cliënten getoond worden die vanuit Nedap zijn geïmporteerd.
Klik een cliënt aan en klik rechtsonder in beeld op ‘Deblokkeren’. De cliënt is daarna actief.
Controleer:
- Alle cliënten die al in nCare stonden nog actief zijn
- Alle nieuwe cliënten uit Nedap ONS hebben de status geblokkeerd met als reden ‘Automatisch geïmporteerd’
Missen er cliënten? Klik dan op het huisje linksboven in beeld in nCare web en controleer het veld ‘ECD import fouten’ linksonder in beeld.
Klik op de fouten; daar vind je de reden van de importfout.
Huisartsen en apothekers #
- De apotheek die bij de client staat komt overeen met de apotheek in Nedap ONS
- Je kan de apotheek bij de cliënten controleren door in nCare naar het tabje ‘Cliënten’ te gaan, selecteer de juiste afdeling of wijk, zoek de cliënt op, in het tabje Algemeen staat de apotheek.
- Status apotheek is: ‘Wacht op acceptatie apotheek’
- De huisarts die bij de cliënt staat komt overeen met de huisarts in Nedap ONS
- Je kan de huisarts bij de cliënten controleren door in nCare naar het tabje ‘Cliënten’ te gaan, selecteer de juiste afdeling of wijk, zoek de cliënt op, in het tabje Algemeen staat de
- Is de reden van een niet geïmporteerde cliënt dat de huisarts niet bekend is in nCare? Geef dit door aan de projectleider zodat de huisarts in nCare wordt toegevoegd.
Deeplink Nedap ONS naar nCare iOS app #
Wat houdt de koppeling in? #
Je kan in je ECD een extra knop (laten) maken binnen het cliëntendossier, waarachter een deeplink hangt die je direct naar de client leidt in de nCare iOS app.
Wat is er nodig om de koppeling te implementeren? #
Inrichten in Nedap ONS #
Om de url in te richten in Nedap ONS, kan je deze link raadplegen:
https://support.nedap-healthcare.com/topic/ons-dossier-snelkoppelingen-binnen-het-cli-ntdossier