Wat houdt logging in nCare in? #

In de functionaliteit ‘logging’ in nCare worden alle acties die een gebruiker uitvoert geregistreerd waarna deze kunnen worden ingezien. Deze gebruikersacties worden ‘user action logs’ genoemd.
Dit zijn acties zoals medicatie aftekenen en klaarzetten, maar ook acties zoals het aanmaken en wijzigen van gebruikers en rollen, en het aanmaken en bewerken van cliënten.
Een user action log wordt automatisch gegenereerd wanneer een gebruiker in nCare een actie uitvoert. Door middel van logging kan worden ingezien wie, wat, wanneer heeft uitgevoerd in nCare.

Wat wordt niet gelogd? Het inzien van een cliënt in de app wordt niet gelogd. Het inzien van de cliënt in nCare web wordt wel gelogd. Daarnaast wordt het inloggen van gebruikers niet gelogd.

Wat is er nodig om logging te implementeren? #

    • Rol op alle locaties

De consultant van CareConnections doet de benodigde inrichting om logging te activeren voor jouw organisatie. De data wordt tot een jaar terug opgehaald en daarna actueel gehouden.
Jij als beheerder hoeft alleen een rol toe te voegen aan de nCare organisatie, op ‘Alle locaties’. Dit wordt samen met de consultant gedaan tijdens de training.

2.2 Implementatie en training

Elke organisatie kan met logging aan de slag. Omdat er veel informatie te vinden is, is het wel een voorwaarde om een training af te nemen.
Dit om optimaal gebruik te kunnen maken van de functionaliteit. Ga naar https://klant.careconnections.nl/portal-cursus/inschrijven-trainingen om de implementatie af te nemen en je in te schrijven voor een training.

Hoe werkt het? #

 Eerste keer inloggen #

Inloggen op de Logweergave doe je via https://rapportages.ncare.nl/

Je kan inloggen met je normale nCare account.

Druk op het hamburgermenu Kies voor ‘Discover’

Kies voor ‘Discover’

Er zijn drie verschillende opties om te zoeken die in deze handleiding worden uitgelegd:

  • Standaardfilters openen
  • Zelf zoeken via ‘Search’
  • Door middel van een filter via ‘Add filter’

 

Standaardfilters #

Via ‘Open’ rechtsboven kan je standaardfilters openen.

Wij hebben alvast een standaardweergave voor je gemaakt. Kies voor ‘Totale logweergave nCare’

Je ziet de volgende kolommen:

  • Time
    • Datum en tijdstip van de logregel
  • Message.logType
    • Logginstype; bv toedienlog
  • Message.logDescription
    • Beschrijving van het type log bv: Toediening app klaargezet
  • Message.logInfo.afdelingsName
    • Naam van de afdeling waarop de actie plaats vond
  • Message.logInfo.LocationName
    • Naam van de locatie waarop de actie plaats vond
  • Message.userName
    • Gebruikersnaam van de gebruiker die de actie deed

Door op het pijltje te klikken voor de datum kan je de logregel uitklappen en de details bekijken.

Bij bijvoorbeeld de ‘Toedienlog’ kan je in details de medicatienaam inzien. Voor elke detailregel staan een paar opties. Met de optie in de afbeelding kan je snel de medicatienaam toevoegen aan je weergave
ofje kunt ermee instellen dat een weergave daarop gefilterd moet worden.

Vul rechtsboven de periode in waarin je wilt zoeken.

Wil je zelf een standaard, herbruikbaar filter laten toevoegen? Vraag hiervoor servicemanagement aan via het klantportaal. Geeft zo specifiek mogelijk aan van welk filter je wilt laten toevoegen.

 Search #

Bovenin beeld, bij Search, kan je zelf zoektermen intypen.
Let op: dit veld is hoofdlettergevoelig.

Een user action log wordt gemaakt wanneer een gebruiker in nCare een actie uitvoert. Het message veld van een user action log bevat standaard de volgende informatie:

  • logType: naam log
  • logDescription: beschrijving actie
  • logSource: bron van het aanmaken van de log in de code
  • logInfo: specifieke informatie, verschilt per type log
  • userId: id van de gebruiker in nCaredie de actie heeft uitgevoerd
  • userName: gebruikersnaamvan de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd
  • userRoles: lijst van rollen van de gebruiker in nCare
  • tehuisgroepId: id van de tehuisgroep van de gebruiker in nCare

Bij de toelichting van onderstaande logregels staat welke actie wordt gelogged en welke informatie beschikbaar is onder het veld logInfo. Je kunt meerdere filters combineren door ‘and’ tussen de zoektermen te plaatsen.

Vul rechtsboven de periode in waarin je wilt zoeken.

Clientenlogs
In de clientenlogs vind je alle acties rondom het inzien en wijzigen van cliënten. Standaard velden logInfo:

  • afdeling: naam van de afdeling van de client
  • locatie: naam van de locatie van de client
  • tehuisPatientId: id van de client in nCare
  • tehuisPatientAisId: id van de client in het AIS
  • Je kunt zoeken op de volgende waarden, in te typen na ‘message.logType:’

ClientViewedByEmployeeLog
Openen van specifieke client pagina in de webomgeving. Het inzien van cliënten in de app wordt niet gelogd.
ClientAlgemeenLog
Bijwerken algemene gegevens op client pagina (tabje Algemeen, bovenste vak)

  • gewijzigdeVelden: lijst met aangepaste velden (alleen welk veld is aangepast, niet de waardes)

SaveClientLog
Opslaan van een nieuwe client op client pagina (Client toevoegen)

VerhuisClientLog
Verhuizen van een client naar een andere afdeling/locatie.

  • locatie
  • afdeling
  • kamer

ClientApotheekLog
Aanpassen van de apotheek van een client

  • id: id van de nieuwe apotheek in nCare
  • agbCode: agb code nieuwe apotheek

HuisartsLog
Aanpassen van de huisarts van een client

  • id: id van de nieuwe huisarts in nCare
  • agbCode: agb code nieuwe huisarts

ClientBlokkadeLog
Blokkeren of deblokkeren van een client

AantekeningLog
Acties mbt aantekeningen op client pagina: inzien, wijzigen, toevoegen, verwijderen.

ContraIndicatieLog
Acties mbt contra indiaties op client pagina: inzien, wijzigen, toevoegen, verwijderen.

IntolerantiesEnAllergieenLog
Acties mbt intoleranties en allergieën op client pagina: inzien, wijzigen, toevoegen, verwijderen.

Voorbeeld:
Welke cliënten heeft een bepaalde gebruiker de afgelopen 15 maanden toegevoegd?

Toedienen pagina: ToedienLogs
Acties met betrekking tot het toedienen van medicatie: aftekenen, aftekenen na dubbele controle, aftekenen na stoppen ronde, klaarzetten, bijwerken.
Je kunt zoeken op de volgende waarden, in te typen na ‘message.logDescription’:

  • ‘Toediening app gefaald’
  • ‘Toedieningafgetekend’
  • ‘Toediening app afgetekend’
  • ‘Toediening app afgetekendnardc”(rdc = dubbelecontrole)
  • ‘Toedieningafgetekendnastoppen ronde’
  • ‘Toedieningklaargezet’
  • ‘Toediening app klaargezet’
  • ‘Toediening app klaargezetnardc’(rdc = dubbelecontrole)
  • ‘Toediening app klaarzettengereset’
  • ‘Nieuwetoedieningafgetekend’
  • ‘Nieuwetoediening app afgetekend’
  • ‘Nieuwetoediening app afgetekendnardc”(rdc = dubbelecontrole)
  • ‘Nieuwetoediening app klaargezet’
  • ‘Nieuwetoediening app klaargezet’
  • ‘Nieuwetoediening app klaargezetnardc’(rdc = dubbelecontrole)
  • ‘Toedieningafgetekenduitvoorschrijving, tijdelijk schema’
  • ‘Toedieningzakjeafgetekend’
  • ‘Zonodigtoediening met 0 aantaltoegediend, toedieningverwijderd’

Standaard velden logInfo:

  • toedieningId: id van de toediening
  • locationId: id van de locatie
  • locationName: naam van de locatie
  • afdelingId: id van de afdeling
  • afdelingName: naam van de afdeling
  • tehuisPatientId: id van de patient in nCare
  • tehuisPatientAisId: id van de patient in AIS
  • administeredMedication: id artikel in nCare
  • plannedMedicationZi: ZI-nummer artikel
  • plannedMedicationName: naam artikel
  • plannedAmount: geplande hoeveelheid toediening
  • actualAmount: echte hoeveelheid toegediend
  • plannedTimeToediening: geplande tijd toediening
  • actualTimeToediening: echte tijd toegediend
  • prepared: toediening is wel/niet klaargezet
  • preparedAmount: klaargezette hoeveelheid
  • preparedTime: tijd klaargezet
  • comment: notitie bij toediening

Voorbeeld voor het opzoeken van afgetekende toedieningen:

VaccinationLog

Toedienen en registreren van een vaccinatie

  • batchnr: code vaccinatie batch
  • vaccinationType: hoeveelste vaccinatie in serie / boostercode
  • shareDataWithRivm: persoonlijke data wordt wel/niet gedeeld met RIVM
  • patientIsCovChecked: patient is wel/niet gechecked voor Covid
  • tehuisPatientAisId: id van patient in AIS
  • tehuisPatientId: id van patient in nCare
  • administeringEmployeeName: naam toediener
  • dateTimeAdministered: datum toediening
  • vaccineName: naam vaccin
  • hpk: artikel code
  • atc: classificatie code

Receptenbuffer logs
Acties met betrekking tot de receptenbuffer: goed- en afkeuren van voorschriften, stopberichten en herhaalbestellingen.
Je kunt zoeken op de volgende waarden, in te typen na ‘message.logType’:

ReceptenBufferVoorschriftGoedgekeurdLog

Goedkeuren van een voorschrift

  • voorschriftId
  • startDatumMedicatie
  • stopDatumMedicatie

ReceptenBufferVoorschriftAfgekeurdLog
Afkeuren van een voorschrift

  • voorschriftId
  • startDatumMedicatie
  • stopDatumMedicatie

ReceptenBufferStopberichtGoedgekeurdLog
Goedkeuren van een stopbericht

  • stopBerichtId
  • startDatumMedicatie
  • stopDatumMedicatie

ReceptenBufferStopberichtAfgekeurdLog

Afkeuren van een stopbericht

  • stopBerichtId
  • startDatumMedicatie
  • stopDatumMedicatie

ReceptenBufferBestellingGoedgekeurdLog
Goedkeuren van een herhaalbestelling

  • bestellingId
  • hoeveelheid

ReceptenBufferBestellingAfgekeurdLog
Afkeuren van een herhaalbestelling

  • bestellingId
  • hoeveelheid

Standaard velden logInfo:

  • aanvraagDatum
  • keuringsDatum
  • tehuisPatientId
  • tehuisPatientAisId
  • medicatieNaam
  • dosering
  • naamVoorschrijver: naam voorschrijver / stopper / besteller
  • idVoorschrijver
  • tehuisPatientVerblijfplaats
  • locatie
  • afdeling
  • kamer

 

Voorbeeld:
Het opzoeken van in de receptenbuffer afgekeurde bestellingen:

Instellingen logs
Acties met betrekking tot de instellingen binnen nCare: aanmaken en wijzigen van afdelingen/wijken, apotheken, gebruikers, rollen en de Nedap koppeling.
Je kunt zoeken op de volgende waarden, in te typen na ‘message.logType’:

AfdelingLog
Beheer van afdelingen op de instellingen pagina, acties: verwijderen, archiveren, heropenen, toevoegen, wijzigen, automatisch aangemaakt tbv Nedap import

  • afdelingType: 0 = Afdeling, 1 = Wijk
  • naam: naam van de afdeling

ApotheekLog
Beheer apotheek voor locatie, acties: verwijderen, wijzigen, toevoegen

  • naamApotheek: naam van de apotheek
  • agbcodeApotheek: agb code van de apotheek

GebruikerRollenLog
Beheer van gebruikerrollen, acties: verwijderen, wijzigen, toevoegen

  • gebruikerId: id van de gebruiker waarvoor rollen zijn aangeapast
  • gebruikerNaam: naam van de gebruiker
  • verwijderdeRollen: lijst van verwijderde GebruikerRollen
  • blijvendeRollen: lijst van niet aangepaste GebruikerRollen
  • nieuweRollen: lijst van toegevoegde GebruikerRollen

GebruikerRol velden:

  • rolNaam
  • rolId
  • afdelingId
  • afdelingNaam
  • locatieId
  • locatieNaam
  • permissionScopeTypeNaam: scope waarvoor permissies gelden (organisatie, locatie, afdeling)

ManagementPermissiesVoorRollenLog
Beheer permissies van rollen, acties: wijzigen, toevoegen

  • rolNaam
  • permissieNamenToegevoegd: lijst van toegevoegde permissies
  • permissieNamenVerwijderd: lijst van verwijderde permissies

SaveBulkEditUsersLog
Toegang bestaande gebruikers in bulk aanpassen

  • userIds: lijst van ids gewijzigde gebruikers
  • startDateCheck: geeft aan of startdatum is aangepast
  • startDate: nieuwe startdatum toegang
  • endDateCheck: geeft aan of einddatum is aangepast
  • endDate: nieuwe einddatum toegang

UpdateNedapMappingsLog
Aanpassen koppeling tussen nedap en ncare afdelingen/locaties

  • nedapMappings: lijst van koppelingen
  • nCareId: id afdeling/locatie in nCare
  • nCareNaam: naam van de afdeling/locatie in nCare
  • nCareLocatieId: id locatie in nCare (aanwezig als nCareId een afdeling beschrijft)
  • nCareLocatieNaam: naam locatie in nCare (aanwezig als nCareNaam een afdeling beschrijft)
  • nedapId: id van de afdeling/locatie in Nedap
  • nedapNaam: naam van de afdeling/locatie in Nedap

Voorbeeld:
Alle acties rondom het bewerken van afdelingen en wijken:

Instellingen – Gebruikers logs
Standaard velden logInfo:

  • logInfo.username: naam gewijzigde gebruiker
  • logInfo.userId: id gewijzigde gebruiker

ManagementViewUserLog
Openen van gebruiker instellingen

ManagementAddUserLog
Toevoegen nieuwe gebruiker

ManagementEditUserLog
Wijzigen van gebruiker instellingen

ManagementDeleteUserLog
Verwijderen van gebruiker

ManagementUserChangePasswordLog
Wachtwoord wijzigen van gebruiker

ManagementUserChangePincodeLog
Pincode wijzigen van gebruiker

ManagementUserReset2FALog
2fa methode resetten van gebruiker

Voorbeeld:

Overige logs
Je kunt zoeken op de volgende waarden, in te typen na ‘message.logType’:

GebruikerTemporaryAccessLog
Aanvragen van tijdelijke toegang in nCare web

  • gebruikerId
  • gebruikerNaam
  • organisatieId
  • organisatieNaam
  • reden
  • gevraagdeRollen: lijst met Rollen
  • id
  • naam
  • voorLocaties: lijst met Locaties

HulpmiddelBestelLog
Bestellen van hulpmiddelen via de app (let op: dit gaat niet om het bestellen van medische hulpmiddelen voor wondzorg)

  • artikelId
  • artikelNaam
  • tehuisPatientId
  • apotheekZorgBestelling: geeft aan of hulpmiddelen bestellen is toegestaan voor de patient
  • hoeveelheid
  • bestelDatum
  • leveranciersNaam
  • communicationType: fax of mail

PuurAGBOverrideLog
Een gebruiker kiest om wel/niet de apotheek te overschrijven bij een Puur import.

  • clientId: externe id van client in puur
  • overwritten: apotheek is wel/niet overschreven
  • date: datum actie

Add filter #

Via ‘Add filter’ kan je een filter kiezen/typen. Dit komt op hetzelfde neer als zoeken via ‘Search’.

Het filter vul je als volgt in:

  • Field: het loginfo veld
  • Operator: bijvoorbeeld ‘is’
  • Value: de gewenste waarde

Vul rechtsboven de periode in waarin je wilt zoeken.

Een voorbeeld waarin alle paracetamol aftekeningen worden gezocht:

3.5 Dashboards

Het is mogelijk om dashboards te laten samenstellen door een consultant van CareConnections. Op een dashboard laat je jouw eigen verzameling van gegevens samenstellen zodat je altijd kunt monitoren wat er in nCare gebeurt.
Wil je een dashboard laten maken? Vraag dan servicemanagement aan via het klantportaal. Geef daarbij zo exact mogelijk aan welke gegevens je op het dashboard wilt inzien en monitoren.
De consultant van CareConnections maakt vervolgens een tijdsinschatting en een kostenindicatie.

Voorbeeld van een dashboard:

 

Tips & tricks #

Je kunt meerdere zoektermen combineren door ‘or’ of ‘and’ tussen de zoektermen te plaatsen. Als je bijvoorbeeld wilt weten acties de gebruiker PietP heeft gedaan rondom het wijzigen van afdelingen/wijken,
voeg je ‘and Message.userName: PietP’ toe. De zoekterm wordt dan: ‘message.logType: AfdelingLog and message.userName: PietP’.

Je kunt ook gemakkelijk een filter toevoegen door de gegevens uit te klappen, dit doe je door op het pijltje links in de regel te klikken:

Vervolgens klik je op Filter for value in de gewenste filterwaarde:

Dit filter wordt dan automatisch toegevoegd:

Wil je een bepaalde waarde juist wegfilteren? Klik dan op Filter out value.

Om meer overzicht te creëren kun je zelf instellen welke kolommen uit de loginformatie je wilt zien. Klik daarvoor op ‘Toggle column in table’ in de regels die je wilt tonen.

Op deze manier kun je zelf overzichten vormen zoals onderstaande.

Je kunt ook filteren op de aanwezigheid van het veld. Klik daarvoor op ‘Filter for field present’.  Het filter wordt dan boven in beeld getoond.

Wil je zelf een standaard, herbruikbaar filter (combinatie van zoektermen) laten toevoegen zodat je niet telkens dezelfde zoekterm hoeft in te voeren?
Vraag dan servicemanagement aan via het klantportaal. Geef zo specifiek mogelijk aan van welk filter je wilt laten toevoegen.

Wil je een export maken van de gevonden gegevens in Excel, vraag dan servicemanagement aan via het klantportaal.
Geef zo specifiek mogelijk aan van welk filter en welke periode je de gegevens wilt exporteren.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken