Inleiding #
Dit document is gemaakt om jou als beheerder te informeren over de stappen die gezet moeten worden om tot een succesvolle koppeling te komen tussen Nedap ONS en nCare mbt medewerker import + autorisatie.
Wat houdt de koppeling in? #
Accounts aanmaken en updaten #
Elke dag om 13:30 en om 23:00 loopt de synchronisatie tussen Nedap ONS en nCare. De nieuwe gegevens worden dan verwerkt en de bestaande gegevens in nCare geüpdatet.
De koppeling synchroniseert de Nedap accounts naar nCare, waardoor nCare accounts automatisch worden aangemaakt. Daardoor hoeven accounts niet handmatig te worden aangemaakt in nCare. Nieuwe nCare accounts staan standaard als inactief in nCare. Deze moeten handmatig worden geactiveerd door de beheerder. Op het moment van activeren wordt er een mail verstuurd naar de medewerker om het wachtwoord in te stellen.
Bestaande accounts worden geüpdatet met onderstaande gegevens.
- Gebruikersnaam Nedap ONS
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Autorisatie
Zijn er al accounts handmatig of via een import aangemaakt in nCare, omdat jullie al met nCare werken? Deze accounts worden alleen geüpdatet door de Nedap koppeling als de gebruikersnaam in nCare en Nedap overeenkomt. Anders worden er nieuwe accounts aangemaakt op basis van de Nedap gegevens.
Automatische rapportage #
Wanneer een medewerker in nCare een toediening met een ander aantal dan gepland aftekent (bijvoorbeeld 0 ipv 1) moet daarbij een reden worden opgegeven (bijvoorbeeld: ‘Cliënt heeft geweigerd’). Dit genereert direct een rapportage in het cliëntdossier in Nedap ONS.
De voorwaarde is dat het nCare account van de medewerker is aangemaakt door/gesynchroniseerd met Nedap ONS.
Wat zit niet in de koppeling? #
Het volgende is geen onderdeel van de koppeling:
- De rollen die een medewerker heeft in Nedap, worden niet overgenomen in nCare.
- Wanneer een medewerker uit dienst wordt gemeld in Nedap ONS komt dit niet door naar nCare.
Direct activeren #
In het instellingenscherm van de Nedap ONS koppeling staat de optie ‘Nieuwe gebruiker direct activeren na import’
Met het gebruik van deze optie hoeft de beheerder nieuwe accounts niet meer handmatig te activeren. Nieuwe gebruikers kunnen dan simpelweg in het inlogscherm kiezen voor ‘Wachtwoord vergeten’ om een wachtwoord in te stellen en gebruik te maken van nCare.
Indien je werkt met SSO zitten er andere voordelen aan het gebruik van deze optie (zie hoofdstuk SSO).
Autorisatie (toegang tot cliënten) #
Voor de toegang tot cliënten in nCare kan Nedap ONS leidend zijn. Dit wordt ingericht in Nedap ONS met kostenplaatsnummers. De gebruiker krijgt op basis van de input uit Nedap ONS toegang tot de cliënten (op afdelingsniveau) in nCare. Het gaat dus alleen om de toegang, de autorisatie mbt tot wat de gebruiker mag en kan in nCare wordt bepaald door de standaard rol in nCare of, indien van toepassing, door de IAM SSO inrichting.
Kostenplaatscode #
Wanneer je als organisatie jouw gebruikers wilt autoriseren op basis van kostenplaatscode dan moet de optie ‘Synchroniseer medewerkers’ aanstaan.
- Met deze methode worden alleen de gebruikers vanuit Nedap ONS geïmporteerd die horen bij de locaties en afdelingen die gemapt zijn naar nCare.
- Veranderingen in de autorisatie obv kostenplaatscode komen pas na 24 uur door.
- Medewerkers met een organisatorische eenheid van een team dat niet in nCare is gekoppeld (in het locatiegram), worden niet in nCare geïmporteerd.
- Medewerkers die geen kostenplaatscode koppeling hebben in Nedap ONS met een cliëntenteam, worden niet in nCare geïmporteerd.
Voorwaarden #
- Om een Nedap ONS account naar nCare te kunnen importeren moet het account in Nedap aan de volgende eisen voldoen:
- Naam gevuld
- E-mailadres
- Let op: is het veld e-mailadres gevuld, dan wordt dit overgenomen in het nCare account. Is dit veld leeg en is het privé e-mailadres gevuld, dan wordt dit e-mailadres overgenomen in het nCare account.
- De medewerker moet gekoppeld zijn aan een organisatorische eenheid
- De medewerker moet een dienstverbandnummer hebben
- Het kostenplaatsnummer bij de locaties/afdelingen/wijken in Nedap ONS en het kostenplaatsnummer bij de Organisatorische eenheid van de gebruiker in Nedap ONS moeten exact overeenkomen, anders worden de medewerkers niet geïmporteerd in nCare en kunnen de medewerkers niet geautoriseerd worden voor de locaties/afdelingen.
Kostenplaatscode inrichten #
Klik boven het locatiegram, naast Nedap koppeling, op Instellingen.
Vink de optie ‘Synchroniseer medewerkers’ aan.
Richt vervolgens de kostenplaatscodes van de teams en locaties in Nedap ONS in. Het kostenplaatsnummer bij de locaties in Nedap ONS en het kostenplaatsnummer bij de Organisatorische eenheid van de gebruiker in Nedap ONS moeten exact overeenkomen.
Standaard rol instellen #
Stel dan een standaard rol in voor nieuwe gebruikers. Dit is de rol die automatisch aan alle nieuwe accounts wordt toegekend. Het is helaas technisch niet mogelijk om de rollen vanuit Nedap ONS over te nemen. Daarom is ervoor gekozen een standaard rol te kiezen bij de synchronisatie, waarbij jullie vrij zijn de uitzonderingen handmatig te muteren in nCare.
Ga naar Instellingen > Rollen > Selecteer de gewenste rol > Kies wijzigen > Selecteer bovenin het scherm ‘Standaard rol voor nieuwe gebruikers’.
Doe dit slechts voor één rol, zodat elke nieuwe geïmporteerde gebruiker deze standaard rol krijgt in nCare. De meest gebruikte rol in nCare is ‘Verplegende/Verzorgende’.