Topaz gaat live met nCare
Ze zijn nog niet eens begonnen met nCare bij Topaz en nu al enthousiast. ‘Het team Volledig Thuis staat te trappelen om ermee aan de slag te gaan’, aldus manager Zorg Robert Koopman en bedrijfskundig informatieadviseur Nikki Meijlink.
Aan de vooravond van de livegang vertellen ze over de implementatie van nCare en wat daarbij kwam kijken. ‘Onder de medewerkers van Topaz was er nooit eerder zó snel acceptatie voor een verandering.’
Live
‘Deze week gaan we live’, zegt Robert, en hij doelt op de week van maandag 17 juni. ‘De afgelopen tijd waren we druk met de voorbereidingen. Wij tekenen nog af op papier. Huisartsen schrijven medicatie voor, wat de apotheek omzet in formulieren. Bij distributie en aftekenen daarvan kan van alles misgaan en ontstaan veiligheidsrisico’s. Dat willen we veranderen. Voortaan teken we digitaal af, met nCare. We kunnen straks ook medicatie bestellen. We krijgen sneller overzichten en zijn minder afhankelijk van de factor ‘gedrag van de mens.’ We verwachten echt heel veel verbetering!’
Opluchting
Nikki vult aan: ‘Het vierogenprincipe is heel makkelijk te organiseren met nCare én vanuit één en dezelfde app. Bij de introductie van het nieuwe systeem zagen we bij iedereen een soort opluchting ontstaan: “O, maar dat is fijn!” Er zit bij de medewerkers helemaal geen weerstand tegenover deze verandering. Medewerkerstevredenheid is belangrijk voor Topaz. Daar gaat nCare zeker aan bijdragen.’
Samenwerken
Samenwerken met andere organisaties wordt makkelijker dankzij nCare. ‘Andere thuiszorgorganisaties in de regio werken al met nCare. We kunnen nu samenwerken voor onze cliënten, bij nachtzorg bijvoorbeeld. We hebben dan in elk geval geen probleem meer met de dossiervoering’, zegt Robert. Hij vervolgt: ‘Heel fijn is dat het systeem op alle devices beschikbaar is. En nCare is een heel simpel systeem, er is niks moeilijks aan. Eén van onze medewerkers heeft net BEM-scores ingevoerd voor zestig cliënten, dat was echt zó klaar!’
Implementatiedag
Het technisch inregelen van de systemen binnen Topaz om met nCare te kunnen werken, was even lastig. Nikki: ‘Hoe onze systemen zijn ingericht, sloot niet direct aan op de standaard nCare. We hebben hulp gehad van onze applicatiebeheerder Annelies en onze systeembeheerder Dylan. Hij heeft wat aanpassingen gedaan, waardoor nCare goed werkt. Tijdens onze Implementatiedag in Leusden op 17 april hebben we het allemaal uitgebreid getest, samen met CareConnections.’
Live schakelen
De Implementatiedag, waarbij alle key-users aanwezig waren, was zeer geslaagd, vertelt Nikki. ‘En ook heel leuk. Projectmanager Elize leidde ons overal doorheen, en daar reageerde het team goed op.’
Robert herinnert zich vooral de lunch. ‘Die was bijzonder goed, dat is ook belangrijk’, lacht hij. ‘We zijn heel gastvrij ontvangen.’ Dat meerdere disciplines samen bezig waren met nCare vond hij prettig. ‘Zorg in de persoon van een verpleegkundige, ICT, teamleiders en de leverancier: iedereen kon schakelen met elkaar en dingen uitproberen. We zagen direct wat wel en niet werkte en konden meteen aanpassingen maken zodat het wel ging werken.’
Voorspoedig
Tot nu toe loopt de implementatie van nCare voorspoedig. Ook de samenwerking met CareConnections gaat vlot. ‘Via het portaal kun je snel en veilig informatie met elkaar uitwisselen’, zegt Robert. ‘Of een melding aanmaken’, zegt Nikki. Robert: ‘En toen we wilden starten, was het contract ook snel voor elkaar.’ Nikki: ‘We kregen ook handige tips. Zoals: neem de Cliëntenraad mee in het proces. Dat hebben we ook inderdaad gedaan.’
Zelf heeft Robert ook een tip voor organisaties die starten met nCare. ‘Het is belangrijk om een verpleegkundige te betrekken bij de implementatie. Hij of zij weet alles van het zorgproces, daar kun je het beheer en het beleid op aan laten sluiten. Bovendien bevordert dit de betrokkenheid van de teams.’
Over Topaz
Topaz is een ouderenzorgorganisatie in de regio Leiden en omstreken. Verspreid over tien locaties geeft Topaz dementiezorg, zorg aan mensen met Huntington en ELVGRZ (eerstelijns verblijf en geriatrische revalidatiezorg). Ook kunnen mensen thuis langdurig intensieve zorg krijgen van Topaz Volledig Thuis.