Een onderdeel van de implementatie is het maken van werkafspraken tussen zorgorganisatie en apotheek. De zorgorganisatie neemt contact op met de betrokken apotheken om werkafspraken over nCare te maken. Dit document beschrijft afspraken die van toepassing kunnen zijn voor jouw organisatie en kan als leidraad voor de afspraken met de apotheken worden gebruikt.

De SAGO (Samenwerkende Apothekers Gooi en Omstreken) heeft onderstaande standaard werkafspraken opgesteld in overleg met de SAGO apotheken. Werk je samen met een SAGO apotheek? Gebruik dan deze standaard afspraken.

Werkafspraken over gebruik elektronisch toedienregistratiesysteem nCare tussen apotheek en thuiszorg

Communicatie afspraken

  • Apotheek en thuiszorg maken via de (zorg)mail melding van een mutatie
  • Thuiszorg nemen telefonisch contact op in de volgende situaties:
    • Geconstateerde verschillen tussen de medicatie bij de client aanwezig thuis of en wat in nCare staat.
    • Spoed bestellingen

Welke cliënten opnemen in nCare

Gewenst is dat alle cliënten waarvoor de zorgorganisatie (deels) de verantwoordelijkheid heeft voor de medicatie in nCare worden opgenomen.

Categorie 1 : Volledige verantwoordelijkheid voor medicatie bij thuiszorg

  • Alle medicatie informatie komt in nCare. Client krijgt Baxter.
  • De thuiszorg signaleert afwijkingen tussen het daadwerkelijk medicatie(gebruik) en de toedienregistratielijst en meldt deze bij de apotheek

Categorie 2: Gedeeltelijke verantwoordelijkheid voor medicatie bij thuiszorg

  • Alle medicatie informatie komt in nCare
  • Voorwaarde is dat client (indien mogelijk ) Baxter gebruikt
  • Medicatie waarvoor zorgorganisatie niet verantwoordelijk is , krijgt in nCare de status Eigen Beheer
  • Regelmatig controleren door thuiszorg of medicatie nog klopt. Dit periodiek opnemen in planning.

Categorie 3: Geen verantwoordelijkheid voor medicatie bij thuiszorg

  • Client wordt niet in nCare opgenomen
  • Apotheek draagt er zorg voor dat bij client een Actueel medicatieoverzicht (AMO) beschikbaar is.
  • Bij verandering van situatie kan client naar een andere categorie. Client dan invoeren in nCare en contact opnemen met apotheek

Aanmelden nieuwe cliënten voor nCare

  • Thuiszorg meldt cliënt aan in nCare
  • Apotheek ontvangt een bericht dat client gereed staat voor accepteren in MijnNControl. Apotheek accepteert de client en stuurt medicatie informatie naar nCare
  • Thuiszorg overlegt met de apotheek of de cliënt toestemming heeft gegeven voor de uitwisseling van medicatiegegevens. Als de cliënt nog geen toestemming heeft gegeven, dan regelt de thuiszorg deze toestemming.

Afmelden cliënten

Cliënten die uit zorg gaan (overlijden, overplaatsen naar andere TZ organisatie, overplaatsen naar intramuraal).

  • Wijkverpleegkundig ‘blokkeert’ in nCare de betreffende cliënt. Cliënt is voor het team niet meer zichtbaar in nCare
  • Thuiszorg neemt contact op met de apotheek (bij voorkeur per mail)
  • Apotheek “stopt” client in MIJN NControl, hiermee wordt verzenden van informatie beëindigt en de medicatie in nCare gestopt.

Client is tijdelijk afwezig (b.v. ziekenhuisopname of revalidatie)

  • Thuiszorg ‘blokkeert’ in nCare de betreffende cliënt. Cliënt is voor het team niet meer zichtbaar in nCare
  • Thuiszorg neemt contact op met de apotheek (bij voorkeur per mail)
  • Wanneer cliënt weer terug is, deblokkeert de thuiszorg de cliënt en neemt contact op met de apotheek

Bestellen (genees)middelen door thuiszorg

  • Vanaf de start van nCare kan de losse medicatie en de zo nodig medicatie, waar een chronisch recept voor is, besteld worden via nCare. Het herhaalverzoek komt direct bij de apotheek binnen.
  • Afleverhoeveelheid wordt door apotheek bepaald.
  • Aflevering bestellingen zoveel mogelijk gelijktijdig met rol. Binnen 2 a 3 werkdagen.
  • Spoedbestellingen, wanneer zelfde dag nodig is neemt de thuiszorg altijd telefonisch contact op met apotheek.
  • Opiaten worden nooit via nCare besteld, maar altijd via de huisarts
  • Hulpmiddel indien geleverd door apotheek komt op toedienlijst

Synchroniseren toedienlijsten en medicatieoverzicht in nCare door apotheek

  • De apotheek ontvangt de reguliere voorschriften van de voorschrijvers en leveren de medicatie op de afgesproken tijden bij de cliënten.
  • De apotheek zal op de werkdagen tenminste dagelijks een bestand inlezen, zodat de toedienlijst in nCare up-to-date wordt gebracht.

Doorvoeren wijzigingen in de medicatie door apotheek

  • De wijziging wordt bij voorkeur per eerstvolgende baxterrol verwerkt, de apotheek beoordeelt of dit mogelijk is (al dan niet in overleg met de huisarts)
  • Gewijzigde medicatie kan gestart worden per eerstvolgende baxter levering: Apotheek verwerkt de wijziging in nCare op datum baxter levering en levert aangepaste medicatie vanaf dat moment
  • Wijziging moet  “per direct” worden gestart: de apotheek verwerkt de wijziging in NCare en levert de medicatie los dezelfde werkdag of de eerstvolgende werkdag.
  • Wijziging moet “per direct” worden gestopt of dosering worden aangepast: de apotheek past medicatie aan in nCare en is tevens eindverantwoordelijk voor het verwerken van de mutatie in de huidige baxterrol en/ of leveren van losse medicatie.
  • Direct starten met antibioticakuur, pijnstillers etc.: Indien een cliënt overdag op consult is geweest bij een huisarts en direct moet starten met een geneesmiddel, zal de apotheek tussentijds een bestand inlezen. De nieuwe toediening is vanaf dat moment op de toedienlijst zichtbaar.

Wijzigingen medicatie buiten kantoortijden

  • Wanneer cliënt in de avond-nacht-weekend een medicijn krijgt voorgeschreven staat deze niet direct op de toedienlijst in nCare.
  • De cliënten krijgen vanuit de Dienstapotheek de medicatie en een papieren toedienlijst mee. In het weekend zal de medicatie hierop afgetekend worden.
    • NB: maak notitie in nCare dat er een tijdelijke papieren toedienlijst is.
  • Thuiszorg scant de tijdelijke toedienlijst en bewaart deze in het ECD
  • Dienstapotheek deelt na een verstrekking de informatie met (indien bekend) de apotheek van de cliënt via zorgmail en via het LSP (als cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven).
  • Neem de eerste werkdag even contact op met eigen apotheek . Apotheek van cliënt haalt dan informatie op uit LSP en verwerkt dit in nCare.

Voorschriften vanuit het ziekenhuis 

  • Recepten die digitaal naar de apotheek van cliënt gaan, worden verwerkt in nCare
  • Thuiszorg signaleert wanneer er nieuwe medicatie bij de cliënt thuis ligt zonder beschikbaarheid op toedienlijst. Thuiszorg neemt telefonisch contact op met de apotheek. De apotheek draagt zorg voor opname in nCare.

Zelfzorgmiddelen

  • Indien deze middelen zijn voorgeschreven door een arts, dan zal de apotheek deze, mits geleverd door eigen apotheek, in nCare op de toedienlijst zetten. De thuiszorg is dan ook (rekening houdend met de voor die medicatie geldende BEM code) verantwoordelijk voor de toediening .
  • Indien de client een zelfzorgmiddel bestelt, maar er géén voorschrift of advies van een arts is, en de apotheek de medicatie levert, dan zal de apotheek dat in nCare op de toedienlijst zetten.
  • In alle andere gevallen moet in overleg met de apotheek een oplossing worden gevonden.

 Aanvullingen op het gebruik van nCare

 Medicatie zonder toedienschema

  • Medicatie in nCare heeft altijd een toedienschema nodig.
  • Volgens schema, gebruik bekend is niet gewenst.
  • Indien dit niet juist is op toedienlijst contact op nemen met de apotheek

Acenocoumarol of fenprocoumon
Apotheek

  • Er is geen koppeling met de trombosedienst en nCare.
  • De apotheek registreert geen aantallen in het apotheek informatiesysteem (AIS), maar vult een X in op het gewenste tijdstip van inname.

Thuiszorg

  • Op de toedienlijst in nCare wordt op de betreffende toedientijd een ‘?‘ getoond.
  • De verpleegkundige kijkt op de lijst van de trombosedienst naar de dosering van die dag ennoteert bij het aftekenen in nCare het exact gegeven aantal.

Insuline
Apotheek

  • Indien een cliënt goed is ingesteld, kan de vaste hoeveelheid opgenomen worden bij verplichte medicatie.
  • Eventueel bijspuit schema kan als extra regel in NCare onder zo nodig medicatie. Hier is geen tijdstip aan gekoppeld en zichtbaar bij elke ronde.
  • Bij sterk wisselende doseringen registreert de apotheek een X in het AIS bij de betreffende tijdstippen.

Thuiszorg

  • Op de toedienlijst in nCare wordt op de betreffende toedientijd een ‘?‘ getoond
  • De verpleegkundige/verzorgende volgt de doseringen in het diabetesdagboekje/uitvoeringsverzoek en noteert bij het aftekenen in nCare het exact gegeven aantal.

Begin met typen en druk op enter om te zoeken